W poprzedniej publikacji[1] przybliżyliśmy ogólne zasady postępowania dowodowego w arbitrażu. Celem przypomnienia, należy wskazać, że punktem wyjścia dla określenia takich zasad jest umowa stron sporu. Co jednak w sytuacji, gdy strony umówiły się na arbitraż ad hoc i nie określiły zasad postępowania dowodowego lub umówiły się na arbitraż instytucjonalny, ale regulamin „milczy” lub ma luki w tym zakresie?

Wytyczne IBA dot. przeprowadzania dowodów w Międzynarodowym Arbitrażu Handlowym

Jedną z możliwych odpowiedzi na to pytanie jest zastosowanie Wytycznych IBA[2] dot. Przeprowadzania Dowodów w Międzynarodowym Arbitrażu Handlowym („Wytyczne”)[3]. Co do zasady, Wytyczne odnoszą się do arbitrażu międzynarodowego; jednak nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby strony lub skład orzekający zastosował je także w arbitrażu krajowym (co często ma miejsce w praktyce).

Zgodnie z przedmową do Wytycznych, ich uchwalenie miało na celu zapewnienie skutecznego, ekonomicznego i sprawiedliwego procesu przeprowadzania postępowania dowodowego w międzynarodowym arbitrażu. Zasady te zostały również opracowane z myślą o ich stosowaniu w połączeniu z regulaminami instytucjonalnymi, w arbitrażu ad hoc lub innymi regulaminami lub procedurami regulującymi arbitraż międzynarodowy.

IBA zaproponowała również klauzulę modelową dla stron sporu chcących skorzystać z Wytycznych:

‘[In addition to the institutional, ad hoc or other rules chosen by the parties,] [t]he parties agree that the arbitration shall be conducted according to the IBA Rules of Evidence as current on the date of [this agreement/the commencement of the arbitration].’

Co więcej, strony lub skład orzekający mogą zdecydować się na zastosowanie Wytycznych na każdym etapie postępowania arbitrażowego, co może zarówno rodzić pozytywne, jak i negatywne skutki dla procedury.

Szczegółowe rozwiązania

Wytyczne obejmują podstawowe środki dowodowe, które spotykane są w praktyce postępowań arbitrażowych, tj.:

1. dowód z dokumentu,
2. dowód z zeznań świadka,
3. dowód z opinii eksperta powołanego przez strony bądź przez skład orzekający.

Ponadto, Wytyczne przewidują możliwość przeprowadzenia oględzin, sposób i zasady przeprowadzenia dowodów, ich dopuszczalność oraz ocenę. Przed samym postępowaniem skład orzekający i strony powinni ustalić harmonogram postępowania dowodowego, m.in. terminy wnoszenia dowodów z dokumentów, ustosunkowanie się do wniosków dowodowych drugiej strony, czy ustalenie jakiego rodzaju dowody nie mogą być przeprowadzone lub będą przeprowadzone w ograniczonym zakresie.

a. Dowód z dokumentu

Wytyczne posługują się własną definicją „dokumentu”, zgodnie z którą jest nim „pismo, komunikat, obraz, rysunek, program lub dane dowolnego rodzaju zapisane lub przechowywane na papierze lub za pomocą środków elektronicznych, audiowizualnych lub innych”. Jest to definicja szeroka, obejmująca wszelkie możliwe nośniki informacji znane obecnie.

Artykuł 3 Wytycznych reguluje zaś szczegółowo ten środek dowodowy. Zgodnie z nim, strony w ustalonym terminie powinny dostarczyć trybunałowi arbitrażowemu określone dokumenty (o których przeprowadzenie dana strona wnosiła).

Przewidziano także procedurę tzw. Document Production, która polega na tym, że w terminie określonym przez skład orzekający, każda ze stron może zażądać przedstawienia przez drugą stronę dokumentu, który ma być w posiadaniu drugiej strony (może to również zrobić skład orzekający, z urzędu).

Wytyczne przewidują szczegółowo co powinno zawierać takie żądanie – m.in. opis wystarczający do zidentyfikowania dokumentu lub pozwalający na określenie danej kategorii dokumentów, których istnienie jest prawdopodobne albo wniosek, w którym zostanie uzasadnione dlaczego dany dokument jest relewantny dla sprawy.

Druga strona może sprzeciwić się żądaniu; w tym celu powinna uzasadnić dlaczego dany dowód nie jest – jej zdaniem – przydatny do rozstrzygnięcia sporu lub oświadczyć, że takiego dokumentu nie posiada.

Skład orzekający rozstrzyga o dopuszczeniu dowodu, a także decyduje o tym, czy zakwestionowane żądanie jest uzasadnione czy też nie. Co do zasady, skład orzekający może również samodzielnie zażądać przedstawienia dokumentów od którejkolwiek ze stron– w takim przypadku stronie przysługuje sprzeciw.

b. Dowód z zeznań świadka

W odróżnieniu od „klasycznego” postępowania cywilnego, Wytyczne wskazują, że świadkiem są nie tylko osoby trzecie względem sporu, ale również strona czy jej przedstawiciel lub pracownik.

Wytyczne  precyzują że omawianie zeznań ze świadkami lub potencjalnymi świadkami przez stronę nie powinno być uznawane za niewłaściwe. De facto przemawia to za ich dopuszczalnością, co również jest często stosowane  w praktyce arbitrażowej.

W pierwszej kolejności zeznania świadka składane są na piśmie (witness statement), który następnie – w zależności od wniosków strony i oceny składu orzekającego – może być przesłuchany ustnie na rozprawie. Każda ze stron jest „odpowiedzialna” za stawiennictwo swojego świadka. Zgodnie z art. 4 ust. 7 Wytycznych, gdy świadek bez ważnej przyczyny nie stawił się na rozprawę, skład orzekający co do zasady pominie wszelkie oświadczenia złożone przez niego wcześniej.

c. Dowód z opinii eksperta powołanego przez strony bądź przez skład orzekający

Zasadą jest, że to strony wybierają swoich ekspertów. Podobnie jak w przypadku świadków, to strony zobowiązane są do zapewnienia ich ewentualnego, późniejszego stawiennictwa na rozprawie. W terminie określonym przez skład orzekający strona powinna wskazać eksperta, który sporządzi opinię, a także tę opinię dostarczyć.

Wytyczne szczegółowo określają, jakie informacje opinia eksperta powinna zawierać, m.in. jego dane osobowe, oświadczenie o relacjach ze stronami postępowania, a także oświadczenie o jego niezależności względem strony, jak i jej doradców (w tym prawnych).

Po złożeniu opinii eksperckich, skład orzekający może zarządzić konfrontację ekspertów co do zakresu, w którym opinie się wykluczają. Podobnie jak w zeznaniach świadków, jeżeli ekspert nie stawi się na rozprawę bez ważnej przyczyny, dowód z jego opinii będzie pominięty.

W przypadku eksperta powoływanego przez skład orzekający, opisana wyżej procedura różni się przede wszystkim tym, że (i) to skład orzekający, po konsultacji ze stronami, powołuje biegłego, (ii) koszty eksperta wchodzą w skład kosztów arbitrażu, co oznacza, że w zależności od wyniku sporu, ponieść może je tylko jedna ze stron.

Podsumowanie

Jeżeli w swojej klauzuli arbitrażowej można dostrzec braki dotyczące postępowania dowodowego lub dana instytucja (stały sąd polubowny), w której arbitraż ma być prowadzony nie reguluje wystarczająco postępowania dowodowego, warto rozważyć zastosowanie Wytycznych. Możliwe jest ich zastosowanie jedynie w określonej części. Może przyczynić się to do usprawnienia postępowania arbitrażowego.

---

[1] Zob. oarbitrazu.pl/2025/02/24/postepowanie-dowodowe-w-arbitrazu-co-warto-o-nim-wiedziec/

[2] Międzynarodowe stowarzyszenie prawników o zasięgu ogólnoświatowym, wspierające rozwój praworządności. Założone 17 lutego 1947 w Nowym Jorku, skupia ponad 80 tys. prawników oraz ponad 190 organizacji oraz społeczności prawniczych w 170 krajach.

[3]  IBA Rules on the Taking of Evidence in International Arbitration Adopted by a resolution of the IBA Council 17 December 2020 International Bar Association.